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在信息化时代,没有ERP系统怎么来更好地管理企业

发布日期:2014-04-15         来源:南海金蝶         浏览次数:

在我国国有大中型企业ERP系统建设一直是在泥泞中艰苦的跋涉,独立开发的也好,联合开发的也好,买国外的软件也好,似乎都不能真正的满足国有大中型企业信息化建设的需要,其中的原因是多种多样的,但最主要的原因是庞大的ERP系统难以适应企业管理的变化。我们先放下ERP系统建设外部和客观的原因,从系统本身的结构出发,分析一下ERP系统现有的技术环境和建设方法,是否可以优化和改善ERP系统本身的结构,降低大型企业ERP系统的复杂性,从而达到投入少、见效快、易于维护,特别是使其具有适应管理变化和需求变化的能力。这是我们企业计算机技术人员所希望达到的目标之一。
 
    随着信息技术的飞速发展,企业信息化建设在理论和实践上也发生了深刻的变化。从MRP 、MRPII、 CIMS、 ERP、 SCM到CRM理论和概念的提出,我们深刻的感受到企业信息系统在理论上已经走出了传统软件工程的框架,而是从管理的内涵和企业资源变化规律入手,去寻找信息系统建设的核心指导思想,建立起一套有效的符合计算机特点的管理模式,从而使企业信息化建设给企业管理带来本质性地变化。
 
    我们在学习这些系统建设思想的时候,仅仅了解它的内容是不够的,更重要的是要学会它的思想方法,并能运用这些方法来分析我们所面临的问题。我们计算机系统分析人员要走出软件工程的框框,运用系统的思想方法,大胆的去剖析管理的内涵,剖析管理对象(企业资源)在企业的运动和变化规律,使企业信息化建设在理论上和指导思想上有一个质的飞跃,只有这样我们才有可能在理论和实践两个方面赶上和超过国外企业信息化水平。
 
国有企业如何通过ERP系统提升管理效率

    我们知道企业信息系统是由信息技术、管理方法和使用者共同组成的,而它所包含的管理方法和管理模式不应是传统管理方法的翻板,而应该是一套结合计算机和管理两个方面特点的全新的管理方法和管理模式。这个全新的管理方法则来自于对管理深刻的认识,来自于对企业资源的深入、细致的分析。因此,掌握了企业资源的运动和变化规律就能够抓住企业管理的本质,能够抓住ERP系统建设的关键。MRP 到SCM等概念的提出则是抓住了管理对象中物流的运动和变化规律, 抓住了物流在运动中供需平衡关系,才被社会广泛的接受。
 
    然而企业资源对象不仅仅是物流,人们常提到的还有资金流、信息流,但这仍然不是企业资源的全部,要建立企业的信息系统首先要对企业资源有一个全面的了解。企业资源有哪些呢?下面来做一个具体地分析:
 
    一、企业管理对象分析
 
    企业资源我们可以看成ERP系统管理的对象或企业管理对象。以往企业信息系统建设需求分析都是从业务流程开始的,对企业管理对象没有一个全面认识,很容易走上MIS建设的老路。因此需求分析首先应了解和分析企业管理的对象。从企业信息系统的角度和企业的主要任务来看,企业的管理对象可分为两大类:一类是流动的管理对象,一类是静态的管理对象。流动的管理对象,主要有三种:它们是物流、资金流和信息流;静态管理对象则较多,但主要有固定资产、员工、档案等内容。这两大类管理对象各有其自身的特点。首先,让我们来看流动的管理对象。
 
    1、物流分析
 
    物流是指在原料进入企业进行生产到产品离开企业这样一个完整的物流过程。这是生产性企业的一个最主要、最基础的管理对象,也是国外各种企业信息系统理论研究的焦点。如 MRP、 MRPII 等都是在物料平衡的基本规律指导下提出的理论和指导思想。随着INTERENET和电子商务的出现,这一流程又与供应商和用户结合起来,形成一个社会化通过市场机制联系起来的供应链和价值链。物流在企业内外部是由多个环节组成。物质从一个环节流到另一个环节,必然带来物质属性的变化,如位置的变化,隶属单位的变化,生产过程中的合并和分解等产生名称和数量的变化,而这种流动和变化都是按照人们的意愿、遵循一定平衡规律进行的。这些环节的节点就是我们管理的基本出发点。管理要做的事情:第一完整地了解变化的情况、采集变化数据;第二根据计划控制物流在节点间的流动,这一工作是通过各种管理业务流程来完成的,如:采购业务管理、入库管理、出库管理、生产作业管理、销售管理、质量管理等等。第三是根据企业需求、能力和物流运动的平衡规律来制定计划,并将计划分解到物流的每一个环节。为物流的运动和控制提供依据。
 
    2、资金流分析
 
    可以说资金流是企业的血液,没有它企业将一事无成,对它的管理则又象一把尺子,是衡量我们每一项工作成败的主要标准。它的流动在管理中是最严格、最细致的。对它的优化给企业带来的效益也是巨大的。
 
    资金流的管理主要是财务管理方法。目前我们国家已经有了十分完整的会计核算体系、财务管理方法和财务分析方法。这些管理方法是我们在信息化建设中必须遵循的,而且也十分成熟,但是,有三个方面的问题是我们在系统分析中应该考虑的。
 
    第一点是财务系统和其他管理之间的关系;如和物流之间的关系,物流在流动的过程中价值是在不断变化的。它遵循这样一个规则:价值=数量X市场价格。每一个环节都是如此。反之,我们在每一个环节都需要付出代价,这个代价体现在它的成本上,价值-成本=增值。在物流的每一个环节上,都存在这样的规律,这就是建立在物流之上的价值链。这个价值链反映了企业生产经营活动初过程中的一个增值的过程。要反映这个价值链必须使财务信息源渗透到物流每一个环节中去,使财务管理能够准确、全面和及时的反映数据背后的经济活动,并能够及时有效的加以控制。这是手工管理和现有的会计帐本无法做到的,而在计算机信息系统中则是完全可以做到的。
 
    第二点则是现有的会计制度中会计信息是按照科目来进行归结的。这是一种层次性的归结方式,这种方法无疑是科学、合理的 ,但是并不能完全满足人们的需要;而在企业信息系统中则可以增加多种的归结方式,在不改变按会计科目记帐的同时,增加其他方式的归结,使我们的管理更加灵活,如按任务进行归结等。这就象在图书馆里,不仅可以知道文艺书有多少本,而且也可以知道某个作者有多少本书,某个出版社有多少本书一样。当我们有了这些分类手段,财务分析就十分方便和灵活了。
 
    第三点是财务数据对企业运行状况的反映是滞后的,它的反映周期为月和年。而企业要求实时地反映企业营运状况,只有实时地反映企业营运状况,才能正确地经营决策,合理地组织生产,有效地控制成本。在企业信息系统中财务数据对企业运行状况的反映应该细化到天和班组。
 
    3、信息流分析
 
    在企业信息系统中,信息流是一个基本的管理对象,在数据库的设计和分析中有一套完整、科学的方法来组织它们。但从ERP系统的角度上分析,信息流主要有四大类:
 
    (1) 采集到的原始信息;(2)统计信息;(3) 计划信息;(4)控制信息
 
    采集到的原始信息应包含及时信息和历史信息两部分内容,统计信息来源于原始信息,逐层浓缩,最终反映企业的生产经营状况;计划信息是以市场需求和管理对象变化的规律为基础,至上而下,逐层分解,细到企业每一个可执行单元;控制信息是和业务流程紧密相关的,它主要表现为:业务流程的定义、权限设置以及相关的静态数据表格等。
 
    信息流的管理主要要注意三个方面的问题:第一个方面是信息的采集必须有完整的记录管理对象和变化过程,并按照层次进行归结,最终反映企业生产、经营、管理活动成果和效益;第二个方面是计划信息是以市场为源头,以ERP为指导思想,它必须涵盖企业的主要管理对象以及这些管理对象的变化过程,以保证企业的资源在整个计划体系中;第三个方面是控制信息,它的管理是最复杂的,变化多、难以统一,它又和每一项工作的业务流程紧密相关。如在物流中,供应商到库房存在着大量的管理工作,市场调研、招标、合同、运输、海关、质检等产生大量的管理信息,因此,我认为这是信息系统建设的难点,但不是全系统的重点。在系统建设中它体现在各个功能分系统中,是各个功能分系统的重点。
 
    以上是对流动的管理对象的一个基本分析。对于流动的管理对象应该做到全流程的管理,在信息系统中管理完整性本身就具有价值。
 
    4、静态管理对象的分析
 
    在企业中存在大量的静态管理对象,如设备、生产线、员工、档案等。这些管理对象存在一个共同的特点,就是:他们的基本属性是不变的或很少变化的。如设备的名称、生产厂、主要用途和性能指标等是不变的,变化则是它们的运行状态,隶属单位、价值等属性。企业的员工也是如此。姓名、性别、出生年月等是不变的,变化则是他们的单位、职位、经历和能力等。这类静态管理对象在企业中都有其自身的生命周期。比如,设备从它进入企业,到它报废或转出企业,则是它相对于本企业的生命周期。在静态的管理对象中,生命周期性是一个最基本的特点,围绕着这个特点在系统分析中则可以将反映它们的属性分为两类。第一类是反映它们不变的、基础特征的属性;第二类是反映它们变化情况的属性。如果我们把静态的管理对象看成是一种资源的话,则它的变化对企业的能力(如生产能力、管理能力、技术能力、运输能力等)产生直接影响。我们在系统分析设计中要抓住这些对象对企业产生贡献的那一部分要素,设备则是要延长其寿命的运行时间,使其分摊到每一个产品中的成本最小。对企业员工的管理也是如此,员工能力和作用是重点。通过以上分析,我们可以看出企业管理对象的不同,它们的变化规律也是不同的,对它们的管理方式和要求也是不同,显然对静态管理对象的管理是全生命周期,只要我们认真的分析就可以明确信息系统建设的重点和切入点。因此,我认为企业ERP系统一定要实现对动态管理对象的全流程管理和静态管理对象的全生命周期管理。
 
    在这些管理对象中,信息流和资金流是依赖于其他管理对象而存在的,只有分析清楚其他管理对象之后,才能有条件来分析信息流和资金流。
 
    二、 企业ERP模型
 
    以上我们有了一个对企业管理对象的一个较深入的分析之后,如何来构造一个应用系统框架?按照詹姆斯.马丁(James Martin)已数据为中心的指导思想,我们企业信息系统可分为三个层次来考虑。
 
    第一个层面是数据的采集层面,它的主要任务是完整、准确和及时地反映管理对象的变化和运动,无论业务流程是如何实现的,只要管理对象状态变化得以确认,则变化信息应及时的在信息系统反映出来。因此,我们在做系统分析时,第一步要做的工作是系统地描述管理对象状态变化和运动的流程,以此来确定企业信息系统的数据采集点,从而进一步的确认采集的内容和频度,确定历史数据的储存和利用方法。
 
    第二个层面是对企业各个管理业务,管理流程和控制方式的设计,这是企业信息系统设计的难点,管理对象的变化应该是按照企业的需要和计划来进行的,也就是说是完全受控的,而管理业务流程则又是多变和复杂的,它不仅和管理对象有关,而且和人、管理方法、市场、社会环境有关。如采购管理业务,在物流中它所控制的是由供应商到库房这个环节,它任务来源于生产计划对原料的需求,以及对现有资源的平衡。但是采购的业务过程确是十分复杂的,不是一两本书可以说清楚,也不是任何一个ERP系统可以全部包含的。不同的采购对象、不同的企业、不同的市场、不同的管理者、不同的管理理念、不同的时期都可能产生不同的采购业务流程。这是信息系统建设者必须清醒地认识到的,业务流程的规范化在中国仍有很长的路要走,在企业中物流的主要业务有三个大的方面,采购、生产、销售这三个方面都包含了一套完整质量控制体制,在静态管理对象中,不同的对象也有其不同的管理业务,这里不再列举。
 
    第三个层面是计划管理。找出每一个环节变化的规律和条件,这是制定计划,进行管理和控制的依据,物流则是ERP BOM为主线(流程性企业则是以装置单耗指标,配方等,确定BOM)。在此基础上,根据市场需求、根据ERP的思想企业的一套完整的计划的制定、分解和下达的体系就可以建立起来,这也是不难实现的。也是ERP的核心。
 
    三、数据结构模型
 
    在事务处理层上,其完成的主要任务是结合具体事务处理流程对原始数据的进行采集。根据数据组织的需要,这些数据可分为静态数据和动态数据两大类。静态数据反映企业资源的基本属性,动态数据反映企业资源变化和运动过程。只要我们认真分析,并尽可能理出与管理有关的全部属性。就可以保证在数据库设计时,数据结构的稳定性。要做到这一点,并没有太大的难度。数据结构的稳定,是ERP系统建设的一个重要前提。datacenter_firm_08171.gif (7368 bytes)
 
    第二个层次是管理和决策层,这个层次管理业务是在数据采集的完整性基础上进行的,它要求有很强的可变性。因此,对数据采集完整性要求是不变的,而对数据的利用则是可以变化的。目前各种新技术已经给我们提供了有利条件和基础。作为个人使用的软件工具,主要有微软的OFFICE,在软件结构上出现了C/S,B/S以及相关的接口技术。如ODBC,ASP,XML等。管理人员可以方便地通过这些技术实现的软件从数据库中获取他们所需要的数据,再通过自己熟悉的软件工具进行加工、整理和利用。在这种情况下,计算机技术人员在进行ERP系统的设计时,其重点仍应该放在数据结构的分析设计上。管理层和决策层对数据的要求是我们系统分析和设计的第二个重点。而在这个层次上,主要是对统计数据和计划数据的需求。统计数据是对现实情况的真实反映,计划数据反映了企业对各项任务的安排和要求,在此基础上进行数据加工、分析和比较,形成各种报表。它们也是企业绩效考核系统(KPI)的基础数据。因此,建立一个完整的指标体系来规范和定义计划统计数据是非常必要的。对于这个指标体系的具体建议如下:
 
    1. 指标体系的定义
 
    指标体系通过编码进行规范,基本属性如下:
 
    指标码、指标名称、计量单位、时间范围、存储过程名、激活条件等
    
    他们的含义为:
 
    单位编码:是指标量反应的单位;
 
    指标码:产能指标、经济指标、财务指标、产量指标、质量指标、消耗指标、劳资指标、每一个管理部门和管理业务可以提出自己的管理指标;
 
    指标名称:指标的中文名称;
 
    计量单位:指标的计量单位(如:米、吨、升、元、%等等);每一个指标必须有自己的计量单位;
 
    时间范围:是指指标值代表的时间长度(如:小时、班、天、周、月、年等等)。
 
    存储过程名:是指对指标值进行计算的数据库存储过程的路径和名称。
 
    激活条件:是指启动存储过程计算指标值的条件(如:某项工作完成后自动启动、某个时刻自动启动、人工启动等等)。
 
    2. 指标数据的产生
 
    在大型数据库系统中都提供了存储过程技术,把指标量的计算过程放到存储过程中,利用存储过程好处在于:有灵活的激活方式,它可以手动激活和条件激活,系统激活存储过程自动计算统计指标量放入数据库关系表中。计算过程完全在后台进行,与使用者无关。
 
    指标数据计算出来后,管理人员在使用指标数据时,大大提高了速度,更不需要进行重复计算。对指标数据的利用也变得非常灵活、方便了。指标体系的建立把大量复杂和费时的计算工作推到了后台,并利用了计算机的空闲时间。
 
    计划统计指标体系数据结构模型
 
    根据ERP的思想计划来源是用户的需求,在对企业的生产能力、财务状况、效益目标权衡的基础上明确主产品的生产计划。在此计划的基础上,推出企业内部每一个生产环节和供应环节的生产供应计划。其依据是每一个环节的供需平衡关系。通过这样一个过程,计划系统可以分解到生产的每一个环节和每一个时间段。对信息系统而言,计划的主要依据是产能指标和平衡关系所对应的消耗指标(制造企业中的BOM)。这两个指标对于企业而言都是相对稳定的。因此,这两个指标体系是计划系统的基础。而它们又来源于统计指标体系,再加上价格成本因素就可以算出整个企业的较为完整的计划和统计指标体系。
 
    通过以上分析,我们可以得出以下的结论:
 
    第一, 我们对企业管理对象以及他们的运动和变化规律有了一个基本的认识,对企业信息系统建设对应的三个应用层次也有了一个基本认识,信息系统建设的重点和难点也就容易明确,企业管理对象以及他们的运动和变化规律是ERP系统的基本依据。
 
    第二,ERP系统必须树立以数据为中心的指导思想,在保证数据结构的稳定、保证原始数据的正确和保证数据系统安全的前提下,尽可能把软件应用的灵活性交给用户。使用户可以根据自己的需要来获取数据、重新组织数据和分析数据。
 
    第三, 数据结构的合理性是开放的前提,我们通过对企业资源原始数据完整和实时地采集,以此为基础建立指标体系。这就把ERP的核心思想体现在我们数据结构中,保证系统主要业务流程的正确性和可变性,使应用系统内部机制的高效、灵活。
 
    第四, 开放的有限性:对原始数据的采集、加工、整理,必须按照软件的要求来进行。而对数据的利用是完全开放的,这就保证了基础数据的完整性、正确性和一致性。保证了指标体系的含义是唯一确定的。同时又能满足各种应用的要求。
 
    第五, 通过开放的方式达到动态管理的目的。这是我们开放式ERP系统的建设的主要目标。
 

(工作日:9:30-18:30)

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